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15.10.2014

Dématérialisation de factures clients et dématérialisation fiscale

Une facture envoyée par email ou scannée n’a pas de valeur. Il s’agit seulement d’un système de transmission des factures de votre logiciel ERP sous format électronique. La facture papier reste l’original fiscal.

1. Qu’est- ce que la dématérialisation fiscale ?

La dématérialisation fiscale se distingue de la dématérialisation de factures par l’absence de document papier.

D’après le Code Général des Impôts (articles 289-V et 289 bis), la dématérialisation fiscale ou facturation électronique, peut être effectuée uniquement sous forme d’un fichier « non structuré » (doc, pdf,…), transmis par voie électronique et sécurisé par une signature électronique ou sous forme d’un fichier « structuré », transmis selon un protocole précis (ex. : EDI) et dont l’intégrité et l’identité du message (émis et reçu) sont certifiées par un tiers. Dans les deux cas, l’original fiscal est alors la facture dématérialisée.

2. Comment ça marche ?

La dématérialisation fiscale consiste à supprimer le flux d’envoi papier vers tous les clients ayant accepté la démarche.

Pour la mettre en œuvre le destinataire (client) doit préalablement accepter de recevoir les factures sous format électronique. Le consentement se matérialise sous la forme d’un contrat d’adhésion. A défaut, le destinataire peut exiger une facture papier.

La société émettrice (fournisseur) transmet un fichier de données de facturation extrait du logiciel ERP dans un format habilité au centre de dématérialisation. Le centre contrôle les mentions obligatoires, crée l’original fiscal (avec signature électronique et horodatage) et transmet les informations au destinataire (client), sous format EDI ou via un lien vers le portail de consultation pour qu’il puisse disposer de la facture. L’original est archivé et conservé selon les délais légaux. En cas de contrôle fiscal de la société émettrice (fournisseur) ou du destinataire (client), l’administration dispose d’un accès aux données originales conservées en ligne par le centre de dématérialisation.

3. Avantages de la dématérialisation fiscale

Les gains sont nombreux :

• Respect des obligations légales

Réduction des coûts : en supprimant notamment les coûts d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement et d’envoi pour la société émettrice. Cela impacte également les délais de validation et les cycles de paiement.

• Amélioration du service clients : les destinataires (clients) peuvent accéder rapidement et de façon sécurisée au portail contenant leurs informations de facturation et sont ainsi en mesure de mieux les traiter grâce à un système d’archivage de factures. Des options d’impression et de mise sous pli externalisées peuvent également être proposées aux sociétés émettrices, laissant ainsi le temps à leurs clients de s’adapter à ce nouveau mode de facturation.

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